Evite ações judiciais com uma eficiente gestão de documentos contábeis

A gestão inadequada de documentos contábeis pode acarretar uma série de problemas para as empresas. Além de perda e vazamento de dados, a dificuldade em encontrar informações importantes e o aumento dos custos operacionais são apenas alguns dos desafios enfrentados. Por isso, é importante destacar a necessidade de uma gestão eficiente dos documentos contábeis e fornecer dicas práticas para evitar ações judiciais decorrentes dessa negligência. 

O que são documentos contábeis?  

Os documentos contábeis são registros das movimentações financeiras de uma empresa e desempenham um papel fundamental no cálculo das obrigações fiscais. Eles devem ser tratados com cuidado, exigindo controle e arquivamento adequados, sem rasuras ou estragos.  

Além disso, o registro desses documentos em ordem cronológica é fundamental para uma organização e controle melhor, principalmente se analisado o período de fechamento, tanto do mês, quanto do trimestre ou do ano.  

Documentos contábeis mais importantes para a empresa 

A gestão eficiente de documentos contábeis envolve a atenção aos principais registros financeiros da empresa. Isso inclui documentos fiscais, como notas fiscais e faturas, que comprovam as transações comerciais realizadas.  

Ainda, os comprovantes de pagamentos são fundamentais para registrar as obrigações financeiras, tanto com fornecedores e colaboradores, quanto com o pagamento de tributos e encargos trabalhistas.  

Por sua vez, o extrato bancário fornece informações detalhadas sobre as movimentações financeiras, incluindo entradas e saídas de recursos. Ter controle sobre esses documentos é essencial para uma gestão contábil eficiente. 

Gestão de documentos contábeis de forma eficiente 

Para evitar problemas futuros e ações judiciais, é fundamental adotar práticas eficientes de gestão de documentos contábeis. Confira algumas dicas importantes: 

• Priorize os documentos mais importantes: Identifique os documentos que são essenciais para a empresa e dê a eles a devida atenção e cuidado. 
• Estabeleça um padrão de classificação: Defina um sistema de categorização para facilitar a localização e o acesso aos documentos quando necessário. 
• Organize os documentos por grupos: Agrupe os documentos contábeis de acordo com a sua natureza, como vendas, compras, pagamentos e recebimentos. 
• Crie uma cultura de organização: Incentive todos os colaboradores a adotarem boas práticas de organização, garantindo a integridade e o fácil acesso aos documentos. 

• Utilize a tecnologia a seu favor: Explore soluções digitais e softwares de gestão documental que facilitem o armazenamento, a busca e o controle dos documentos contábeis. 

Uma gestão eficiente de documentos contábeis é essencial para evitar problemas e ações judiciais que possam impactar negativamente o seu negócio. Ao adotar práticas adequadas de organização, classificação e utilização da tecnologia, você garante a integridade dos documentos, facilita o acesso às informações e contribui para a conformidade fiscal.  

Não negligencie a importância desse aspecto e consulte especialistas em advocacia empresarial para obter orientações específicas para o seu caso. 

A R|Fonseca atua no mercado desde 2006 auxiliando empresas a economizar em tributos e conta com um time especializado de advogados tributaristas e contadores que podem ajudar a sua empresa a lucrar mais através de um Regime Especial de Tributação.